Secretaria Geral

Objetivo do setor:

Proceder a gestão e guarda de processos e documentos e, realizar atividades de apoio aos estudantes, professores e técnicos-administrativos quanto as demandas administrativas e dos cursos de graduação, pós-graduação e de ensino profissionalizante.

DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES/FUNÇÕES

Núcleo de Atendimento e Relacionamento:

• Abertura, registro em protocolo eletrônico, encaminhamento e controle da tramitação de processos: administrativos, acadêmicos, editais (transferências, monitorias, seleção e recrutamento, bolsas ProUni / Proies e outros benefícios, etc.), certificação e validação de atividades complementares, entre outros;
• Atendimento a comunidade interna e externa, por telefone e e-mail, sobre questões inerentes as atividades da secretaria;
• Emissão de documentos para alunos: atestados, comprovante de matrícula e histórico escolar parcial, ementas e entrega de diplomas e certificados, entre outros;
• Recebimento de documentos para alunos: requerimento de provas atrasadas e entrega de trabalho de conclusão de curso (arquivo físico/digital), entre outros;
• Atualização dos murais da secretaria e dos cursos;
• Controle de inscrições (previstas em editais);
• Agendamento de horários para atendimento de alunos pelas coordenações (Observação: agendamento de horário de aluno com professor deve ser feito diretamente pelo aluno com o professor);
• Receber solicitação de auxílio as atividades dos demais departamentos e encaminhar à instância requerida, quando devidamente autorizado.

Núcleo de Registro:

• Análise de processos, emissão de parecer, quando necessário, e encaminhamento a instância destino;
• Efetivação de matrículas, rematrículas, ajuste e trancamento de matrículas dos cursos de graduação, pós-graduação, cursos técnicos, pós-técnicos e de extensão;
• Cadastro no sistema RM de cursos, matrizes curriculares, disciplinas, oferta de disciplinas (disciplina, turma, horário, professor), atividades complementares de ensino, pesquisa e extensão, planos financeiros, tipo de benefícios e valor do crédito financeiro;
• Inserção no sistema RM: desempenho do vestibular dos alunos, aproveitamento de disciplinas, alterações de dados cadastrais e informação da situação de vínculo dos alunos (abandono, rescisão, formado, transferência);
• Emissão de documentos para professores: listas de alunos e diário de classe (Cursos Técnicos);
• Registro e controle de emissão de diploma, histórico final de curso e certificados;
• Registro no SISTEC (Sistema Nacional de Informações da Educação Profissional e Tecnológica): cadastro de turmas novas dos técnicos e cadastro de alunos;
• Preencher semestralmente a atualização das bolsas ProUni / Proies junto ao sistema do MEC e emitir o termo de atualização para assinatura dos bolsistas e posterior arquivamento;
• Preenchimento do Censo Escolar e do Censo Superior;
• Inscrever alunos ingressantes e concluintes no sistema ENADE;
• Auxiliar, quando necessário, a realização das atividades inerentes a outros departamentos, quando solicitado e autorizado.

Núcleo de Controle e Indicadores:

• Controle, conferência e arquivamento dos registros realizados pelos professores (notas e faltas);
• Controle e arquivamento dos diários de classe dos cursos técnicos;
• Elaborar a lista de formandos, o cerimonial, acompanhar os preparativos para a cerimônia e secretariar as formaturas;
• Expedição de correspondências, guias de transferências, atestados de vagas;
• Organização e digitalização de documentos, inclusive processos (trabalhistas e cíveis), convênios, legislação de ensino superior e técnico, contratos em geral, e arquivamento físico dos mesmos;
• Lançamento no sistema RM das atividades complementares de graduação;
• Atualização do portal on-line da Secretaria Geral;
• Elaboração de indicadores para fins de acompanhamento da situação de matrícula dos alunos;
• Fazer o levantamento de quem não realizou rematrícula, no início de cada semestre e, registrar como abandono.

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