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Setor Pessoal
Objetivo do setor:
Tem por objetivo o registro e acompanhamentos de rotinas de pessoal e procedimentos trabalhistas.
DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES/FUNÇÕES
ROTINAS MENSAIS (exceto a Folha de Pagamento):
- Conferência diária do registro do ponto;
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Conferência de horário de trabalho x horário realizado;
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Solicitação de justificativas de ponto em casos de divergências ou ausências;
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Recebimento e controle de atestados médicos;
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Controle de vencimento e troca de EPIs;
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Controle de rotinas de Jovem Aprendiz;
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Controle de rotinas de estagiários (CGE);
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Geração de boletos do percentual do Jovem Aprendiz (CIEE);
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Preenchimento de solicitação de adiantamento salarial;
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Recebimento e conferência de convênios/desconto em folha de pagamento (farmácia, SINPRO, SINTAE);
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Gerar e enviar o CAGED (diário conforme o e-Social); (Supervisão);
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Solicitação e acompanhamento das planilhas de carga horária docente aos coordenadores;
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Entrega de ordens administrativas;
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Disponibilidade dos contracheques para acesso virtual no Portal;
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Confecção de aditivos de contratos;
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Controle, em planilha de Excel, dos exames médicos periódicos (Verificar planilha Excel);
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Comunicação ao empregado da data do exame periódico;
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Recebimento e arquivamento de exame periódico;
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Digitalização de todos os documentos recebidos e/ou assinados pelo colaborador;
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Conferência mensal das contas de FGTS (inconsistências);
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Arquivamento de todo documento funcional na pasta do colaborador;
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Recebimento, registro e os devidos encaminhamentos de processos acadêmicos;
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Confecção de livro ponto manual (Sede e Unidade I);
- Confecção e entrega do livro ponto dos professores da sede e da Unidade I até dia 24 do mês.
ELABORAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO:
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Confecção da Folha de Pagamento;
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Conferência das Convenções Coletivas;
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Verificação e registro de descontos (convênios, contribuições sindicais/assistenciais e pensão judicial);
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Lançamento das parcelas de adiantamento salarial;
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Conferência da relação Vale Transporte x Folha de Pagamento;
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Lançar e finalizar férias dentro do período da folha (RM);
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Lançamento de valores líquido de rescisões;
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Lançar dados do ponto mensal (faltas, extras, horas noturnas);
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Gerar a folha analítica e realizar a conferência;
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Enviar a relação de líquido para o financeiro realizar o pagamento;
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Gerar Sefip e Guia de pagamento FGTS e INSS (Supervisão);
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Gerar relatório de IRRF e Darf para pagamento (Supervisão);
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Gerar relações de pagamento de férias, rescisões e boletos sindicais e encaminhar ao Setor financeiro.
ADMISSÃO:
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Recebimento do Formulário do Coordenador ou Direção para a devida contratação;
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Contato com o selecionado - mínimo de 4 dias antes da contratação conforme e-Social;
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Entrega de formulário para preenchimento de dados;
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Recebimento e digitalização de documentos admissionais;
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Consulta e orientação, se necessário, quanto a qualificação cadastral – Obrigatoriedade do e-Social;
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Agendamento do exame médico admissional - ASO;
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Inserção dos dados no sistema;
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Envio de informações ao e-Social - 1 dia antes da admissão;
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Registro da admissão - Após exame, qualificação e cadastro no sistema;
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Geração e impressão de documentos admissionais;
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Anotações na CTPS;
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Cadastro de digitais no ponto eletrônico biométrico;
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Cadastro na empresa de transporte (se o vale transporte for solicitado);
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Coleta das assinaturas do empregado nos documentos cadastrais;
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Confecção do crachá de identificação funcional;
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Solicitação de criação de e-mail Institucional;
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Entrega de uniformes e EPI (quanto for necessário);
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Encaminhamento para abertura de conta salário (quando for necessário);
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Envio dos dados bancários para o setor financeiro;
- Entrega protocolada dos Currículo Lattes dos professores junto ao CPA.
DEMISSÃO:
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Emissão do Aviso Prévio para coleta de assinatura;
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Agendamento e comunicação sobre o exame demissional;
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Recebimento e arquivamento do exame demissional;
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Solicitar extrato do trabalhador e extrato de fins rescisórios (FGTS);
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Solicitar o cancelamento do e-mail institucional ao CPD;
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Verificar pendências nos setores de documentação, financeiro e biblioteca;
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Verificar valores para o cálculo da rescisão;
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Calcular e gerar o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho - TRCT;
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Gerar a Guia de Recolhimento da Multa de FGTS - GRRF;
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Encaminhar o TRCT e a GRRF para o Setor financeiro para pagamento;
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Encaminhar requerimento do Seguro Desemprego;
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Comunicar a movimentação do trabalhador junto a Conectividade Social;
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Gerar documentos funcionais atualizados;
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Agendar Sindicato para homologação (quando necessário);
- Digitalização dos documentos demissionais.
FÉRIAS:
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Controle dos períodos aquisitivos e período de gozo de férias em planilha de Excel;
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Confecção de aviso de férias (obrigatoriamente enviar ao e-Social 30 dias antes das férias);
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Confecção do recibo de férias;
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Encaminhar valores ao Setor Financeiro para pagamento;
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Coleta da assinatura nos documentos de férias;
- Digitalização dos documentos de férias.
ROTINAS EVENTUAIS:
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Cadastro de novas funções no sistema da folha e na Unimed;
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Atualização e inclusão da função e salário na planilha salarial da FISMA;
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Recebimento e arquivamento de Notificações do Ministério do Trabalho e Justiça do Trabalho;
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Escaneamento e encaminhamento das Notificações à Direção e à assessoria jurídica;
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Levantamento de documentos solicitados nos processos trabalhistas;
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Participação nas audiências dos processos trabalhistas (quando necessário);
- Encaminhar resumos da folha de pagamento para o atendimento a demandas judiciais/tributárias (escritórios de assessoria jurídica).
ROTINAS ANUAIS:
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Geração e envio da DIRF para a Contabilidade (Supervisão);
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Geração e envio da RAIS (Supervisão);
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Controle e registro da Contribuição Sindical Patronal (contribuição facultativa);
- Atualização salarial conforme Convenção Coletiva.