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Setor Pessoal

Objetivo do setor:

Tem por objetivo o registro e acompanhamentos de rotinas de pessoal e procedimentos trabalhistas.

DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES/FUNÇÕES

ROTINAS MENSAIS (exceto a Folha de Pagamento):

• Conferência diária do registro do ponto;
• Conferência de horário de trabalho x horário realizado;
• Solicitação de justificativas de ponto em casos de divergências ou ausências;
• Recebimento e controle de atestados médicos;
• Controle de vencimento e troca de EPIs;
• Controle de rotinas de Jovem Aprendiz;
• Controle de rotinas de estagiários (CGE);
• Geração de boletos do percentual do Jovem Aprendiz (CIEE);
• Preenchimento de solicitação de adiantamento salarial;
• Recebimento e conferência de convênios/desconto em folha de pagamento (farmácia, SINPRO, SINTAE);
• Gerar e enviar o CAGED (diário conforme o e-Social); (Supervisão);
• Solicitação e acompanhamento das planilhas de carga horária docente aos coordenadores;
• Entrega de ordens administrativas;
• Disponibilidade dos contracheques para acesso virtual no Portal;
• Confecção de aditivos de contratos;
• Controle, em planilha de Excel, dos exames médicos periódicos (Verificar planilha Excel);
• Comunicação ao empregado da data do exame periódico;
• Recebimento e arquivamento de exame periódico;
• Digitalização de todos os documentos recebidos e/ou assinados pelo colaborador;
• Conferência mensal das contas de FGTS (inconsistências);
• Arquivamento de todo documento funcional na pasta do colaborador;
• Recebimento, registro e os devidos encaminhamentos de processos acadêmicos;
• Confecção de livro ponto manual (Sede e Unidade I);
• Confecção e entrega do livro ponto dos professores da sede e da Unidade I até dia 24 do mês.

ELABORAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO:

• Confecção da Folha de Pagamento;
• Conferência das Convenções Coletivas;
• Verificação e registro de descontos (convênios, contribuições sindicais/assistenciais e pensão judicial);
• Lançamento das parcelas de adiantamento salarial;
• Conferência da relação Vale Transporte x Folha de Pagamento;
• Lançar e finalizar férias dentro do período da folha (RM);
• Lançamento de valores líquido de rescisões;
• Lançar dados do ponto mensal (faltas, extras, horas noturnas);
• Gerar a folha analítica e realizar a conferência;
• Enviar a relação de líquido para o financeiro realizar o pagamento;
• Gerar Sefip e Guia de pagamento FGTS e INSS (Supervisão);
• Gerar relatório de IRRF e Darf para pagamento (Supervisão);
• Gerar relações de pagamento de férias, rescisões e boletos sindicais e encaminhar ao Setor financeiro.

ADMISSÃO:

• Recebimento do Formulário do Coordenador ou Direção para a devida contratação;
• Contato com o selecionado - mínimo de 4 dias antes da contratação conforme e-Social;
• Entrega de formulário para preenchimento de dados;
• Recebimento e digitalização de documentos admissionais;
• Consulta e orientação, se necessário, quanto a qualificação cadastral – Obrigatoriedade do e-Social;
• Agendamento do exame médico admissional - ASO;
• Inserção dos dados no sistema;
• Envio de informações ao e-Social - 1 dia antes da admissão;
• Registro da admissão - Após exame, qualificação e cadastro no sistema;
• Geração e impressão de documentos admissionais;
• Anotações na CTPS;
• Cadastro de digitais no ponto eletrônico biométrico;
• Cadastro na empresa de transporte (se o vale transporte for solicitado);
• Coleta das assinaturas do empregado nos documentos cadastrais;
• Confecção do crachá de identificação funcional;
• Solicitação de criação de e-mail Institucional;
• Entrega de uniformes e EPI (quanto for necessário);
• Encaminhamento para abertura de conta salário (quando for necessário);
• Envio dos dados bancários para o setor financeiro;
• Entrega protocolada dos Currículo Lattes dos professores junto ao CPA.

DEMISSÃO:

• Emissão do Aviso Prévio para coleta de assinatura;
• Agendamento e comunicação sobre o exame demissional;
• Recebimento e arquivamento do exame demissional;
• Solicitar extrato do trabalhador e extrato de fins rescisórios (FGTS);
• Solicitar o cancelamento do e-mail institucional ao CPD;
• Verificar pendências nos setores de documentação, financeiro e biblioteca;
• Verificar valores para o cálculo da rescisão;
• Calcular e gerar o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho - TRCT;
• Gerar a Guia de Recolhimento da Multa de FGTS - GRRF;
• Encaminhar o TRCT e a GRRF para o Setor financeiro para pagamento;
• Encaminhar requerimento do Seguro Desemprego;
• Comunicar a movimentação do trabalhador junto a Conectividade Social;
• Gerar documentos funcionais atualizados;
• Agendar Sindicato para homologação (quando necessário);
• Digitalização dos documentos demissionais.

FÉRIAS:

• Controle dos períodos aquisitivos e período de gozo de férias em planilha de Excel;
• Confecção de aviso de férias (obrigatoriamente enviar ao e-Social 30 dias antes das férias);
• Confecção do recibo de férias;
• Encaminhar valores ao Setor Financeiro para pagamento;
• Coleta da assinatura nos documentos de férias;
• Digitalização dos documentos de férias.

ROTINAS EVENTUAIS:

• Cadastro de novas funções no sistema da folha e na Unimed;
• Atualização e inclusão da função e salário na planilha salarial da FISMA;
• Recebimento e arquivamento de Notificações do Ministério do Trabalho e Justiça do Trabalho;
• Escaneamento e encaminhamento das Notificações à Direção e à assessoria jurídica;
• Levantamento de documentos solicitados nos processos trabalhistas;
• Participação nas audiências dos processos trabalhistas (quando necessário);
• Encaminhar resumos da folha de pagamento para o atendimento a demandas judiciais/tributárias (escritórios de assessoria jurídica).

ROTINAS ANUAIS:

• Geração e envio da DIRF para a Contabilidade (Supervisão);
• Geração e envio da RAIS (Supervisão);
• Controle e registro da Contribuição Sindical Patronal (contribuição facultativa);
• Atualização salarial conforme Convenção Coletiva.

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